Nota: esta política describe prácticas generales de tratamiento de datos personales en Ofiya y debe complementarse con procedimientos internos, matrices de tratamiento, contratos con encargados y controles de seguridad para un cumplimiento más robusto del régimen colombiano de protección de datos.
1. Responsable del tratamiento
Ofiya es una plataforma digital de servicios educativos y actúa como responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través del sitio web, formularios, registro de usuarios, procesos de compra y canales de soporte.
2. Marco normativo aplicable en Colombia
Esta política se interpreta y aplica conforme al régimen colombiano de protección de datos personales, incluyendo la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (y normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan), así como los principios de habeas data, libertad, finalidad, seguridad y confidencialidad.
3. Datos que podemos recolectar
- Datos de identificación y contacto (nombre, correo, teléfono).
- Datos de autenticación y seguridad (credenciales, sesiones, registros de acceso).
- Datos transaccionales y de pago (estado del pago, referencia, método utilizado).
- Datos académicos y de uso (cursos inscritos, progreso, certificados).
- Datos técnicos (IP, navegador, dispositivo, cookies y eventos de navegación).
Ofiya no almacena innecesariamente datos sensibles ni credenciales financieras completas de tarjetas cuando el pago es procesado por terceros especializados.
4. Finalidades del tratamiento
- Crear y administrar cuentas de usuario.
- Permitir acceso a cursos gratuitos, pagos, membresías y certificados.
- Validar, registrar y auditar pagos, activaciones y códigos de acceso.
- Atender soporte, PQRS y solicitudes legales de titulares.
- Prevenir fraude, abuso de plataforma y accesos no autorizados.
- Cumplir obligaciones legales, contractuales, contables y tributarias.
- Enviar comunicaciones operativas y, con autorización, comerciales.
Las finalidades podrán ejecutarse mediante procesos manuales o automatizados, siempre dentro de límites razonables de necesidad, proporcionalidad y seguridad.
5. Medios de pago y datos asociados al pago
Ofiya puede habilitar los siguientes mecanismos de pago o activación:
- Pago manual por Nequi: el usuario realiza una transferencia y Ofiya valida manualmente el comprobante, referencia y titularidad reportada para activar el acceso.
- Pasarela de Mercado Pago: el procesamiento transaccional, validación del estado del pago y controles antifraude pueden ser gestionados por Mercado Pago bajo sus propios términos y políticas.
- Códigos de acceso: Ofiya puede otorgar acceso mediante códigos promocionales, administrativos o comerciales, con trazabilidad de uso, vigencia y activación.
Para estos procesos se tratan datos mínimos necesarios de identificación, contacto, referencia de transacción, estado de pago, evidencias de soporte y registros técnicos de activación.
En pagos manuales por Nequi, Ofiya puede solicitar y verificar evidencia del pago para conciliación y prevención de fraude. En pagos por Mercado Pago, Ofiya puede recibir estados transaccionales, referencias y confirmaciones técnicas mediante integraciones de backend/webhook. En activaciones por código, Ofiya puede registrar el identificador del código (o su representación interna), fecha de activación, usuario y producto asociado.
6. Base de legitimación y autorización
El tratamiento se realiza con base en la autorización previa, expresa e informada del titular cuando aplique, y/o en la necesidad contractual para prestar el servicio, emitir accesos, gestionar pagos y cumplir obligaciones legales.
7. Transferencia, transmisión y terceros
Los datos podrán ser compartidos con proveedores tecnológicos, de infraestructura, correo electrónico, analítica y pasarelas de pago, únicamente para finalidades relacionadas con la operación de Ofiya y bajo medidas de seguridad razonables.
- Mercado Pago: para procesamiento de pagos, validación y confirmación de transacciones.
- Servicios de analítica/publicidad: para medición, atribución y mejora del servicio, según configuración y consentimiento.
Cuando corresponda, Ofiya podrá suscribir acuerdos con encargados del tratamiento que definan finalidades, medidas de seguridad, niveles de acceso, deber de confidencialidad y restricciones de uso de la información.
7.1 Transferencias internacionales
Algunos proveedores tecnológicos pueden operar infraestructura fuera de Colombia. En esos casos, Ofiya procurará que el tratamiento se realice bajo condiciones de seguridad y confidencialidad razonables, y en línea con la naturaleza del servicio contratado.
7.2 Conservación y retención
Los datos se conservarán por el tiempo necesario para cumplir finalidades contractuales, operativas, de soporte, seguridad, prevención de fraude, obligaciones contables, tributarias y requerimientos legales o de autoridad competente, y luego serán suprimidos o anonimizados cuando proceda.
8. Derechos de los titulares
El titular puede conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos; solicitar prueba de la autorización; revocar la autorización cuando proceda; y presentar consultas o reclamos conforme a la normativa colombiana.
9. Seguridad de la información
Ofiya implementa medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información contra pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, alteración o divulgación no permitida.
- Controles de acceso por perfil y necesidad de conocimiento.
- Registro de eventos y trazabilidad operativa para soporte y auditoría.
- Medidas de protección de sesiones, credenciales y endpoints críticos.
- Procedimientos de atención de incidentes y mejora continua.
Ningún sistema es completamente infalible; por tanto, Ofiya no garantiza seguridad absoluta, pero sí adopta medidas razonables y proporcionales según el contexto técnico y operativo.
10. Atención de consultas y reclamos
Para solicitudes de habeas data, privacidad o tratamiento de datos, escríbenos a: ofiya.soporte@gmail.com. Las solicitudes serán atendidas dentro de los términos legales aplicables en Colombia.
Para facilitar la atención, la solicitud debe indicar como mínimo nombre del titular, medio de contacto, descripción clara de la petición y, cuando aplique, documentos o evidencias que permitan verificar identidad o legitimación.
10.1 Solicitud de eliminacion de datos (Meta y otros canales)
Ofiya ofrece un mecanismo para que cualquier titular solicite la eliminacion de sus datos personales. Esta opcion aplica para cuentas creadas directamente en Ofiya y tambien para cuentas vinculadas mediante proveedores externos como Meta/Facebook.
Para solicitar la eliminacion, el titular puede:
- Enviar la solicitud al correo ofiya.soporte@gmail.com.
- Incluir como asunto: "Solicitud de eliminacion de datos" y detallar correo de cuenta, nombre completo y medio para recibir respuesta.
- Adjuntar, cuando aplique, informacion minima para validar identidad y evitar eliminaciones no autorizadas.
Una vez recibida y validada la solicitud, Ofiya informara el resultado por el mismo canal de contacto. Cuando exista informacion que deba conservarse por obligacion legal o contractual, se bloqueara para usos no permitidos y se conservara solo durante el plazo exigido por la normativa aplicable.
11. Vigencia y cambios
Esta política rige desde su publicación. Ofiya podrá actualizarla por cambios legales, técnicos u operativos; la versión vigente será la publicada en la plataforma.