Nota de cumplimiento: este aviso resume finalidades y reglas de tratamiento. Para un programa de cumplimiento más robusto, Ofiya debe mantener procedimientos internos, inventario de bases de datos, roles de acceso y protocolos de atención de incidentes y requerimientos de titulares/autoridades.
1. Responsable del tratamiento
Ofiya, como plataforma digital educativa, es responsable del tratamiento de datos personales recolectados para la prestación de sus servicios y la gestión de relaciones con usuarios, estudiantes, prospectos y clientes.
2. Normativa aplicable
Este aviso se emite conforme a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1074 de 2015, además de las normas colombianas que regulan el derecho de habeas data y la protección de datos personales.
3. Datos que se tratan
- Identificación y contacto.
- Datos de registro, autenticación y seguridad.
- Información académica y de uso de la plataforma.
- Información transaccional y de activación de servicios.
- Registros de soporte, PQRS y trazabilidad técnica.
4. Finalidades del tratamiento
- Gestionar cuentas, inscripciones, acceso y progreso en cursos.
- Procesar y verificar pagos o activaciones.
- Administrar membresías, certificados y beneficios.
- Atender solicitudes de soporte y requerimientos legales.
- Realizar análisis operativos, seguridad y prevención de fraude.
- Enviar comunicaciones transaccionales y, con autorización, comerciales.
Las finalidades incluyen procesos transaccionales, académicos, operativos, de seguridad, soporte y cumplimiento, ejecutados con criterios de necesidad y proporcionalidad.
5. Tratamiento de datos según método de pago/activación
Para fines operativos y de cumplimiento, Ofiya trata datos distintos según el método usado por el usuario:
- Nequi (manual): comprobante, referencia, fecha, valor, datos de contacto y evidencia aportada para conciliación y activación.
- Mercado Pago: identificadores transaccionales, estado del pago, referencias de la pasarela y datos mínimos necesarios para conciliación y soporte.
- Códigos de acceso: código (o hash interno), estado, vigencia, uso, usuario activador y producto asociado.
Estos datos se usan para conciliación, prevención de fraude, auditoría, soporte al usuario, resolución de disputas y cumplimiento de obligaciones contractuales o legales.
5.1 Datos de trazabilidad técnica
Ofiya puede tratar registros técnicos asociados a autenticación, sesión, activación, eventos de compra y consumo del servicio con fines de seguridad, continuidad operativa y soporte, conforme a la Política de Privacidad y la legislación aplicable.
6. Derechos del titular
El titular puede conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales, así como revocar la autorización cuando proceda y solicitar prueba de la autorización otorgada, conforme al régimen colombiano aplicable.
7. Canales de atención
Para consultas o reclamos de datos personales, contacto: ofiya.soporte@gmail.com. Ofiya atenderá las solicitudes dentro de los términos legales aplicables.
7.1 Solicitud de eliminacion de datos (Meta y otros canales)
Cualquier titular puede solicitar la eliminacion de sus datos personales en Ofiya, incluyendo cuentas vinculadas con Meta/Facebook u otros proveedores externos.
La solicitud se recibe por el correo ofiya.soporte@gmail.com e idealmente debe incluir: nombre completo, correo de la cuenta y detalle de la informacion que desea eliminar.
Ofiya validara la identidad del solicitante antes de ejecutar la supresion. Si existen datos sujetos a retencion legal o contractual, se conservaran bloqueados solo por el plazo exigido y para finalidades permitidas por la ley.
8. Seguridad y confidencialidad
Ofiya implementa medidas razonables de seguridad para prevenir acceso no autorizado, pérdida, alteración o uso indebido de la información tratada.
- Controles de acceso por perfil.
- Principio de mínimo privilegio para operaciones internas.
- Trazabilidad de operaciones críticas cuando sea técnicamente viable.
- Revisión y mejora de controles según incidentes y cambios de riesgo.
9. Vigencia del tratamiento
Los datos se conservarán por el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas, obligaciones contractuales, contables, legales y de soporte, y luego serán eliminados o anonimizados cuando proceda.
10. Actualizaciones
Ofiya podrá actualizar este aviso por cambios normativos, técnicos u operativos. La versión vigente será la publicada en la plataforma.